SICON -Sistema de Gerenciamento de Serviços para Escritório Contábil

Abstract

De acordo com Londero, Peres e Charão (2005), o controle dos honorários, despesas e documentos no escritório contábil envolve um ciclo mensal e contínuo, que conta com vários funcionários para a geração e utilização de informações. Neste contexto, o setor de entregas no escritório onde será desenvolvido o sistema, é responsável pela entrega de documentos, impostos, livros, pastas, e quaisquer outros materiais necessários para a prestação dos serviços contábeis, também é responsável pela cobrança e recebimento de grande parte dos honorários contábeis dos clientes do escritório. Já o setor financeiro é responsável pelo lançamento e baixa de despesas com clientes, lançamento dos honorários contábeis, o controle de caixa e o recebimento de honorários.

Estes setores, por serem os que prestam os serviços mais básicos desse escritório, não são totalmente automatizados e tem a maioria do serviço feito de forma manual, através de planilhas eletrônicas, fichas de papel e cálculos manuais, dessa forma a confiabilidade dos dados é reduzida, pois as fichas podem apresentar erros de cálculo, texto inelegível, e ainda existe a possibilidade de perda de uma dessas fixas, dessa forma o serviço se torna lento, maçante e pouco confiável. Outro problema é o compartilhamento de informações entre os setores, como os processos são controlados através de documentos separados, os funcionários devem comunicar-se entre si para se atualizar sobre as informações, quando um funcionário falta, as informações ficam inacessíveis, ou no mínimo difíceis de entender.

Para solucionar estes problemas, está sendo desenvolvido um sistema web, que terá a responsabilidade de gerenciar a entrega e devolução dos documentos, permitir o lançamento de despesas com os clientes e adicionar essas despesas ao honorário de mesma competência, manter o lançamento automático, baixa dos honorários contábeis controlando descontos, créditos e débitos, gerar cartas de cobrança, protocolos de entrega, relatórios de documentos entregues, documentos devolvidos, documentos não devolvidos, honorários pagos, em aberto, atrasados, recebimentos totais mensal e anual.

No desenvolvimento deste projeto foram utilizadas as seguintes tecnologias: A plataforma de desenvolvimento Java EE e Java Server Faces para desenvolver a interface de usuário (ORACLE, 2018), mysql foi utilizado para persistir dados do sistema (MYSQL, 2018), Apache Tomcat como servidor de aplicação e o maven como controle de dependências (APACHE, 2018), Spring Security para gerenciar a autenticação e autorização de usuário do sistema (PIVOTAL, 2018), e o git para controle de versionamento do projeto e seus documentos de acordo com seu site oficial.

Com a utilização desse sistema é esperado uma melhora nos serviços, de forma que reduza o tempo necessário para cumprir as obrigações e que o sistema permita uma maior visibilidade das informações facilitando e melhorando o trabalho de todos os setores envolvidos. Pois, atualmente no escritório a maioria dos controles é feito de forma manual, e cada funcionário tem seu próprio controle sobre cada setor do escritório. Ao fazer esse controle no sistema, além de aumentar a velocidade com que essas informações são gravadas, também facilitará o entendimento delas pelos usuários, e diminuirá o risco de perda de informações.